Las comidas con clientes, los regalos de empresa, las entradas a eventos y las relaciones públicas son gastos de representación. Son deducibles en IRPF, pero con un límite estricto del 1% del volumen de operaciones y una documentación que Hacienda revisa con lupa.
El artículo 30.2.5ª de la Ley del IRPF define los gastos de representación como los realizados para atender a clientes, proveedores y personas con proyección comercial. Se incluyen:
La deducción máxima en IRPF para el conjunto de gastos de representación es el 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio. Es decir, el 1% de tus ingresos totales (sin IVA) del año.
| Facturación anual (sin IVA) | Límite gastos representación |
|---|---|
| 20.000 € | 200 € |
| 40.000 € | 400 € |
| 60.000 € | 600 € |
| 100.000 € | 1.000 € |
| 200.000 € | 2.000 € |
El 1% es el techo para la suma de todos tus gastos de representación del año. No es 1% por cliente ni por evento. Si facturas 50.000 € y gastas 1.200 € en comidas con clientes, solo podrás deducir 500 € (el 1% de 50.000 €).
Para deducir un gasto de representación, no basta con tener la factura. Hacienda exige que puedas acreditar la vinculación del gasto con la actividad económica. Los documentos que debes conservar son:
Un ticket de restaurante no es suficiente para deducir. La factura simplificada tiene limitaciones: solo es válida si el importe no supera los 400 € (IVA incluido) y si la AEAT la admite en tu sector. Para mayor seguridad, solicita siempre factura completa con tus datos.
El tratamiento del IVA es diferente al del IRPF y muchos autónomos lo confunden:
El IVA soportado en servicios de hostelería y restauración no es deducible cuando existe uso mixto (personal y profesional). Solo es deducible si el gasto es exclusivamente profesional y forma parte del objeto de la actividad (catering para un evento de empresa que facturas al cliente, por ejemplo). La regla general: el IVA de las comidas de trabajo no se deduce.
El IVA de los regalos que lleven publicidad de tu empresa y cuyo valor no supere 200 € por destinatario y año es deducible al 100% en el IVA. Por encima de esa cifra, el IVA de los regalos no es deducible, aunque el gasto sí lo sea en IRPF (dentro del 1%).
El IVA de entradas a espectáculos, palcos o eventos deportivos que se usen para invitar a clientes no es deducible en IVA si hay finalidad mixta. Si los organizas como parte de un servicio que facturas al cliente (un congreso, un evento corporativo), el IVA soportado en la organización sí es deducible.
Los gastos de manutención del propio autónomo (comidas cuando se desplaza fuera del municipio de trabajo por razones de negocio) tienen un tratamiento diferente y más favorable: no están sujetos al límite del 1%, sino a los límites de dietas (26,67 €/día en España, 53,34 €/día en el extranjero para pernocta). No confundas estos gastos con los de representación.
| Tipo de gasto | IRPF | IVA |
|---|---|---|
| Comida con cliente (mismo municipio) | Límite 1% cifra negocio | No deducible |
| Manutención propia (desplazamiento trabajo) | Límite dietas reglamentarias | No deducible |
| Regalos publicitarios ≤ 200 €/destinatario | Límite 1% cifra negocio | Deducible al 100% |
| Regalos sin publicidad o > 200 € | Límite 1% cifra negocio | No deducible |
| Entradas/eventos para clientes | Límite 1% cifra negocio | No deducible |
Los gastos de representación son uno de los conceptos más cuestionados en las inspecciones de Hacienda a autónomos. Un inspector puede pedir que justifiques cada comida: quién fue, de qué empresa era, para qué reunión. Si no tienes la documentación, el gasto se rechaza. Mantén un registro detallado de cada gasto de representación.
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