Elegir bien el software de facturación puede ahorrarte horas al mes y evitar errores costosos con Hacienda. Con la factura electrónica obligatoria ya en marcha para grandes empresas y en proceso de extensión a todos los autónomos, tener la herramienta correcta es más importante que nunca.
En esta guía te explicamos qué características son imprescindibles para un autónomo en España y qué debes mirar antes de contratar cualquier programa.
¿Qué necesita un software de facturación para autónomos en España?
No todos los programas de facturación del mercado están pensados para la fiscalidad española. Hay herramientas internacionales que no manejan bien el IVA español, la retención IRPF o los modelos tributarios. Para un autónomo en España, las funciones imprescindibles son:
🧾
Facturas con IVA e IRPF
Debe gestionar el IVA al 21%, 10% y 4%, y la retención IRPF del 15% (o 7% para nuevos autónomos).
📊
Libros de IVA
Registro automático de facturas emitidas y recibidas para preparar el modelo 303 trimestral.
💸
Control de gastos
Registro de gastos con IVA soportado, categorización por tipo y exportación para la gestoría.
📅
Modelo 130
Cálculo automático del pago fraccionado del IRPF cada trimestre (estimación directa).
📱
App móvil
Para registrar gastos y crear facturas en cualquier momento, sin depender del ordenador.
📧
Envío de facturas
Envío por email directamente desde la plataforma, con seguimiento de cobros pendientes.
Características que marcan la diferencia
Factura electrónica y VeriFactu
La Ley Antifraude exige que todos los programas de facturación sean homologados a partir de 2025 (para grandes empresas) y 2026 (para el resto). El sistema VeriFactu implica que cada factura quede registrada en tiempo real en la AEAT. Asegúrate de que el programa que elijas esté homologado o en proceso de homologación para VeriFactu. Si no, podrías tener problemas legales o multas.
Gestor de clientes y presupuestos
Un buen software debe permitirte convertir un presupuesto en factura con un clic, guardar los datos de tus clientes habituales y hacer seguimiento del estado de pago de cada factura (pendiente, cobrada, vencida).
Integración con la gestoría
Si trabajas con un asesor o gestor fiscal, el programa debe poder exportar los datos en formatos estándar (Excel, CSV, o acceso directo al gestor) para que no tengas que introducir la información manualmente dos veces.
Escáner de tickets y gastos
Poder fotografiar un ticket con el móvil y que el programa extraiga automáticamente el importe, el IVA y el proveedor (mediante OCR o IA) es una función que ahorra mucho tiempo a los autónomos con muchos gastos pequeños.
Qué mirar antes de contratar
- ¿Está homologado para VeriFactu? A partir de 2026, es un requisito para todos los autónomos.
- ¿Tiene versión gratuita útil? Muchos programas tienen plan gratuito muy limitado (1-5 facturas al mes). Comprueba si el plan gratuito es suficiente para tu volumen.
- ¿Funciona bien en móvil? Si necesitas crear facturas o registrar gastos sobre la marcha, la app móvil debe ser buena.
- ¿Qué pasa si dejas de pagar? Asegúrate de poder exportar todos tus datos si decides cambiar de programa.
- ¿Tiene soporte en español? Para problemas de fiscalidad española, el soporte en inglés de herramientas internacionales no te va a ayudar.
Rango de precios en el mercado
| Tipo de autónomo |
Necesidades |
Precio orientativo |
| Autónomo con pocos clientes |
Facturas básicas, sin gestoría |
Gratis – 5 €/mes |
| Freelance con actividad media |
Facturas + gastos + modelo 303 |
5 – 15 €/mes |
| Autónomo con gestoría |
Todo integrado + colaboración con asesor |
10 – 25 €/mes |
| Autónomo con empleados |
Facturación + nóminas + contabilidad |
25 – 60 €/mes |
Lo que debes evitar
- Gestionar las facturas en Word o Excel: Es un error frecuente que acaba costando caro. Sin control automático del IVA y las retenciones, los errores son frecuentes y difíciles de detectar.
- Usar herramientas internacionales sin soporte de IVA español: Herramientas como Wave o algunos planes de QuickBooks no están adaptadas a la fiscalidad española y te crearán problemas al presentar el 303.
- No mantener el libro de facturas actualizado: Aunque el programa lo automatice, asegúrate de que todas las facturas recibidas también están registradas para poder deducir el IVA soportado.
Empieza gratis con Contratia
Contratia está diseñado específicamente para autónomos en España. Incluye facturas con IVA e IRPF correcto, control de gastos deducibles, seguimiento de cobros, presupuestos y el resumen trimestral de IVA e IRPF. El plan gratuito incluye hasta 3 contratos al mes. El plan Pro incluye facturación y gestión ilimitada desde 9 €/mes.
Las preguntas que debes hacerte al elegir
- ¿Cuántas facturas emito al mes? (Si son menos de 20, cualquier plan básico puede funcionar)
- ¿Necesito gestionar muchos gastos? (Si sí, prioriza el escáner de tickets y la categorización automática)
- ¿Trabajo con una gestoría? (Si sí, asegúrate de que el programa tenga acceso colaborativo o exportación fácil)
- ¿Facturo a clientes en otros países? (Si sí, necesitas gestión de IVA intracomunitario y facturas sin IVA)
- ¿Necesito contratos además de facturas? (Muy pocos programas incluyen contratos; Contratia sí los incluye)