Si llevas tiempo como autónomo, en algún momento un cliente te habrá pedido una "proforma" antes de darte el OK para el proyecto. ¿Es lo mismo que un presupuesto? ¿Tienes que declararla a Hacienda? ¿Qué pasa si el cliente la usa para justificar un gasto? Son preguntas frecuentes que generan bastante confusión, en parte porque la factura proforma no está regulada de forma explícita en la normativa española de facturación.
En esta guía encontrarás qué es exactamente una proforma, cuándo tiene sentido emitirla, qué diferencias hay con el presupuesto y con la factura real, qué debe incluir para ser útil y cómo gestionarla sin riesgos fiscales.
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Una factura proforma es un documento previo a la venta que anticipa las condiciones económicas de una operación: qué se va a vender o prestar, por qué importe, con qué IVA y en qué condiciones de pago. Tiene apariencia de factura pero no es una factura real a efectos fiscales.
Las consecuencias de esa distinción son importantes:
Dicho de otro modo: la proforma es un documento de intención comercial, no un hecho económico consumado. Hacienda la ignora completamente hasta que se transforma en una factura definitiva.
Los tres documentos se confunden frecuentemente, pero tienen funciones distintas en el proceso comercial:
| Concepto | Proforma | Presupuesto | Factura real |
|---|---|---|---|
| Valor fiscal | Ninguno | Ninguno | Pleno |
| Obliga al vendedor | No (en principio) | Sí, si el cliente acepta | Sí |
| Genera IVA | No | No | Sí |
| Numeración obligatoria | No | No (recomendable) | Sí, correlativa |
| Cuándo se emite | Antes del pedido / pago | Antes de confirmar el trabajo | Tras la entrega o el cobro |
| Sirve como justificante de gasto | No | No | Sí |
La diferencia más práctica entre presupuesto y proforma es la forma: el presupuesto tiene formato de oferta comercial, mientras que la proforma tiene el formato visual de una factura (con los mismos campos) pero con la indicación "PROFORMA" en lugar de "FACTURA". Esto la hace especialmente útil en contextos donde se exige un documento con aspecto de factura aunque todavía no se haya cerrado la operación.
Hay situaciones concretas en las que la proforma es el documento adecuado, e incluso el exigido:
Muchas empresas necesitan pasar por un departamento de compras o un proceso de validación antes de confirmar un pedido. El responsable del proyecto te pedirá una proforma para presentarla internamente y obtener la autorización de gasto. Sin ese documento, no pueden seguir adelante aunque quieran contratarte.
En importaciones y exportaciones, la proforma es un documento habitual y a veces obligatorio. Las aduanas la utilizan para valorar la mercancía y calcular los aranceles antes de que la operación se formalice. Los transitarios y agentes de aduanas la solicitan como paso previo a la tramitación.
Cuando un comprador extranjero paga mediante crédito documentario, su banco exige la proforma para abrir el crédito. Sin ella, la operación bancaria no puede iniciarse. Es especialmente frecuente en exportaciones a países de Asia, América Latina y Oriente Medio.
Si un cliente quiere hacer un pago a cuenta antes de que comiences el trabajo, puede pedirte una proforma como confirmación escrita del importe que va a abonar. Tú recibes el dinero, emites la factura definitiva más adelante, y la proforma sirve de referencia del acuerdo previo.
Aunque no existe un formato legal obligatorio, una proforma útil y profesional debe contener los siguientes elementos:
Una proforma con numeración fiscal correlativa a tus facturas puede interpretarse como una factura definitiva si va acompañada de un cobro. Usa siempre una serie separada (por ejemplo, "PRO-" como prefijo) y asegúrate de que el encabezado "PROFORMA" sea visible e inequívoco.
Cuando el cliente acepta la proforma y da el OK al trabajo —o cuando realizas el cobro— llega el momento de emitir la factura real. El proceso es el siguiente:
Si el cliente ya había hecho un pago anticipado con base en la proforma, asegúrate de que la factura definitiva refleje correctamente si se trata de un cobro total o si queda saldo pendiente.
Si eres autónomo profesional y tus facturas llevan retención del IRPF (el 15% o el 7% para nuevos profesionales), la proforma también debe reflejar esa retención para que el importe sea fiel a lo que finalmente cobrará el cliente. Aunque la retención no tiene efecto fiscal hasta la factura real, incluirla en la proforma evita malentendidos sobre el importe neto a pagar.
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Estos son los fallos más habituales que cometen los autónomos con las proformas:
Desde el punto de vista del derecho contractual, la proforma puede tener efectos vinculantes si el cliente la acepta expresamente. Si hay un intercambio de correos donde el cliente confirma la proforma y tú respondes afirmativamente, existe un acuerdo. La proforma sola, sin aceptación, no obliga a ninguna de las partes.
En la práctica, si el cliente acepta la proforma y luego cancela sin causa justificada, puedes reclamar los daños y perjuicios según lo pactado, especialmente si habías iniciado el trabajo. Por eso es importante que la proforma incluya las condiciones de cancelación y el plazo de validez de la oferta.
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